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Families First Coronavirus Response Act, H.R. 6201 (以下、FFCRA) が制定されました。ここでは、この新しい法律について、雇用主の方からお寄せいただく重要な質問を、10項目取り上げてご説明します。
1.「雇用主は、従業員に一定の休暇・給付金を提供しなければならない」とありますが、どのような内容でしょうか？
FFCRAでは要件を満たす従業員の保護のため、以下の2つを規定します。(1)緊急時育児介護休業拡張法（FMLA拡張法）と (2)緊急時有給病気休暇法です。
これら2つは、それぞれ適用のための要件も効果も異なりますので、正しく適用するために2つの違いをよく理解いただくことが肝要です。
2.上記の(1)、(2)の法律が適用される雇用主は、どの規模ですか？
(1)、(2)どちらも従業員が500人未満の雇用主に適用されます。公的機関の場合には1名以上の従業員を有する雇用主に適用されます。
3.FFCRAは、比較的小規模な会社、例えば50人以下の従業員しかいない会社でも適用されますか？
はい、FMLAとは異なり、FFCRAは50人以下の従業員を持つ雇用主にも適用されます。
ただし、FMLA拡張法と緊急時病気休暇法には、「従業員が50人以下の小規模会社については適用免除とする旨の規則を労働長官が発する権限を有する」という条項が含まれています。また、FMLA拡張法には、公衆衛生緊 急休暇に関連して小規模会社がそのような休暇を出すことにより事業の継続が困難になる場合には、労働長官は休暇取得について適用除外とすることができる旨を規定します。さらに、緊急時病気休暇法は、小規模会社が、学校の休校または子供の世話をする人が確保できなくないために未成年の子供の世話をするために従業員が休暇を取得することを認めると、会社が継続していけないという場合においては、労働長官は休暇取得について適用除外とすることができる旨を規定しています。
労働長官は2020年3月25日までに規則を発するとされています。その規則により、これらの小規模会社の適用除外について、具体的な情報が明らかになると存じます。
4.FFCRAはいつ発効し、いつまで継続されますか？
2020年3月18日に大統領が署名をしてから15日以内（2020年4月2日）に発効します。
5. FFCRAは、大統領の署名前の欠勤に遡って適用されますか？
いいえ、適用されません。
6a. FMLA拡張法に基づき、雇用主は、何をする必要がありますか?
FMLA拡張法は、FFCRAの区分Cに規定され、従業員が、「公衆衛生緊急事態に関連して必要」となったために、勤務ができなくなった（つまり、従業員が、公衆衛生非常事態により学校または子供を預かる施設が閉鎖した、または子供の世話をする人（継続して子供の世話することに対しての報酬を受けている者）を確保できなくなった、といった状況により、18歳未満の子供の世話のために働くこと（テレワークも含めて）ができなくなった）ことを理由として、FMLA休暇を取得することを認めるものです。
従業員は、この休暇を取得するためには、その雇用主に、少なくとも休暇取得 前の過去30日前から雇用されていなければなりません。この雇用期間は、従来 のFMLAのもとでのベネフィットを受けるための要件が、1年／1,250時間であるこ とと比べるとかなり短く設定されています。
FMLA拡張法のもとでの休暇の最初の10日は、無給休暇です。もっとも、その無給期間において、従業員は、雇用主が提供するほかの有給の病気休暇の制度を利用することが可能です。（また以下に説明する、緊急時病気休暇法で提供されている病気休暇給付金を使うことも考えられます。）この最初の10日間の無給期間の経過後は、雇用主は、従業員の稼働時間に対して支払う通常給与の最低2/3を支給しなければなりません。ただし、1日当たり200ドル、また休暇全期間にわたり合計で10,000ドルが給付額の上限です。
| 時間給従業員の例 |
| 従業員の子供の学校が2020年3月16日から休校となり、時給18ドルで通常1 日8時間、週40時間働く従業員は、18歳未満の娘の世話をするため休暇を取得しました。FFCRAは、2020年4月2日から発効します。従業員の10日間の無給休暇は2020年4月2日から2020年4月12日までとなり、この間、従業員は別の使える病気休暇や有給休暇を使用しました。この従業員は、2020年4月13 日から、1日当たり96ドル（従業員が実際に仕事をしていた場合に雇用主がこの従業員に支払うはずの160ドルの2/3）の支給を受けることが可能です。子供の学校は学校年度末（2020年5月29日）まで休校となるので（子供の世話をする人が確保できなかったことを理由とする休暇の場合はこの休暇期間が変わるでしょうが）、雇用主は従業員に34日にわたり支給を行い、その間の支給合計額は3,266.00ドルとなるでしょう。 |
| サラリー従業員の例 |
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前述の例と同じ日付を使って説明します。ここでは、年給60,000ドルのサラリー払いの従業員を考えます。2020年4月14日から、雇用主は従業員に1日当たり153.84ドル（この従業員の通常の支給額は28.82ドルで、1日 8時間労働でのこの支給額の2/3は153.84ドル）を支払います。子供の学校が学校年度末、2020年5月29日まで休校となる場合（子供の世話をする人が確保できなかったことによる休暇の場合は別）、雇用主は従業員に34日間にわたって支払いを行い、合計支給額は5,230.56ドルとなると存じます。 |
従業員の勤務スケジュールが毎週変わるために、従業員が休暇をとらなかった場合にその週に働いたであろう時間を雇用主が把握できない場合、雇用主は、従業員が休暇を取り始めた日までの過去6ヶ月間に働いた平均労働時間
（休暇分を含む）に相当する時間を使用して算定します。
従業員の勤務開始が過去6か月以内である場合には、従業員が雇用された時に、その人が通常働くとされていた1日当たりの平均労働時間を使って 算定するのが妥当に思われます。
従業員はこのFMLA拡張法のもとでの休暇を必要とする場合、できるだけ早く雇用主に通知する必要があります。
6b. 雇用主は、従業員が休暇を取得した後に、その従業員をもとの仕事に復職さなければなりませんか？
はい、復職させる必要があります。ただし、一定の状況下で、従業員が25人以下の雇用主は、この限りではありません。すなわち、従業員が25人以下の雇用主の場合であって、雇用に影響を与えるような経済的状況またはその他の雇用主の事業活動状態の変化によりその従業員の仕事がなくなったとき、そしてその変化が休暇中の公衆衛生の緊急事態によって引き起こされたときは、従業員を復職させる義務はありません。ただし、雇用主は、従業員にそれまでの仕事と同等の職を与えるために妥当な努力をする必要があります。
6c. FMLA拡張法の適用の対象外となる従業員はいますか？
はい、います。従業員が医療提供者または救急隊員の場合、雇用主は、その従業員を、FMLA休暇延長手当の支給の対象から除外することができます。
6d. 雇用主は、従業員に対して、FMLA拡張法にもとづく休暇とは別の有給休暇を取得するよう要求できますか？
いいえ、できません。もっとも、雇用主は、従業員に、未使用の休暇、個人休暇またはその他の有給休暇を、最初の10日の無給休暇の部分に適用するというオプションを与えることができます。従業員がこのオプションを行使するとした場合、10日間の支給待機期間に、（FMLA拡張法のもとでの通常賃金の2/3という給付額ではなく）その有給休暇中の賃金全額を受け取ることができるようになると存じます。
6e. 雇用主は、休暇期間中、従業員のベネフィットを継続しなければなりませんか?
FFCRAにより、FMLAのこの点に追加も変更もありません。雇用主は、従前からFMLAで定められるベネフィットを継続して提供しなければなりません。
6f. 従業員は、雇用主のFMLAポリシーに従い、通知を行わなければなりませんか？
はい。従業員は、休暇を必要とすることが予測可能なときは、従業員はすぐに通知をする必要があります。
7a. 緊急時有給病気休暇法に基づき、雇用主は、何をする必要がありますか？
緊急時有給病気休暇法は、FFCRAの区分Eに規定されます。これは、雇用主は、従業員が以下に定める理由のいずれか1つにより働くことができない
（またはテレワークできない）場合に、その従業員に対して、（FMLA拡張法では10日の待機期間があるのとは異なり）直ちに、有給の病気休暇を与えなければならないと規定するものです。
- 従業員はCOVID-19関連の連邦、州または地域の検疫または隔離措置を受ける対象となっている。
- 従業員は医療提供者からCOVID-19関連の懸念から自宅待機するよう助言された。
- 従業員にはCOVID-19の症状があり、医者による診断を求めている。
- 従業員は地域の検疫または隔離命令に従わなければならない者または医療提供者から自宅待機するように助言された者の世話をしている。
- 従業員は、COVID-19の感染を防ぐために学校または託児所・保育園が閉鎖されたことにより自分の子供の世話をしている。
常勤従業員には合計80時間までの有給病気休暇が認められ、パートタイム従業員には、2週間平均して通常働く労働時間に等しい期間の有給病気休暇時間が認められます。
7b. 休暇が従業員のためのものとして取得するときと人の世話をするために取得するときとでは支払額に違いがありますか？
はい、あります。有給病気休暇は、従業員が通常働く労働時間に対しての従業員の通常の支給額を基に計算されるもので、最高額は以下のようになっています。
- 従業員自身がCOVIC-19関連の隔離命令を受けている、医療提供者から自宅待機するよう助言を受けている、または症状が出て医者による診断を求めているという場合には、1日当たり最高511ドル、合計最高5,110ドル。
- 従業員が、検疫命令を受けている者、医療提供者から自宅待機するよう注意を受けた者、または症状がある者の世話をしている、または学校または託児所・保育園が閉鎖されたことにより子供の世話をしているという場合には、1日当たり最高200ドル、合計最高2,000ドル。
また、従業員が、COVID-19の感染防止のために、連邦、州、または地域の検疫もしくは隔離命令を受けた者の世話をしている場合、学校または子供を預かる施設が閉鎖されている場合、子供の世話をする人を確保できないたために子供の世話をしている場合、または従業員が、財務長官と労働長官と協議の上で保健福祉省長官が示すこれらに類似する状態にある場合には、その従業員への支給額は、通常の賃金の2/3となり、100%支給とはなりません。
7c. 従業員が緊急時休暇を取得するために、雇用主に雇用されていないといけない期間はどのくらいですか？
有給病気休暇は、雇用主のもとで雇用されている期間にかかわらず、ただちに適用可能です。
7d. 緊急時病気休暇法下では、雇用主が従業員に対して、緊急時病気休暇法に基づく病気休暇を使う前に、まず他の休暇（有給休暇も含めて）を全て使ってからにするようにと求めることができますか？
いいえ、できません。緊急時有給病気休暇法には、雇用主は従業員に対して、「従業員がこの法による有給病気休暇を使う前に雇用主から従業員に出されている他の有給休暇を使うよう求めてはならない」という条項が明示的に盛り込まれています。
7e. 緊急時病気休暇の取得のため、そのほかの条件や制約はありますか？
- 休暇の翌年への繰り越しはありません。未使用の有給病気休暇分が退職時に支払われることはありません。
- 雇用主は、休暇を取得する従業員に対して、病気休暇をとっている間にその労働時間をカバーする代替の者を探したり見つけたりすることを、有給病気休暇を与える条件として課してはなりません。
- 雇用主は、緊急時病気休暇法に基づき休暇をとったことに対して、その従業員を差別したり報復措置をとったりしてはなりません。
- 雇用主から、従業員に対して、有給病気休暇を継続して受給するためには雇用主へ妥当な手段で通知をするよう求めることは可能です。
7f. 緊急時有給病気休暇の取得の対象外となる従業員はいますか？
はい、います。労働長官は、正当な理由がある場合に下記の規則を発する権限を有します。
- 従業員の定義から、一定の医療提供者や救急隊員を除外する。
- 従業員数が50人以下の小規模会社の場合、従業員が、学校または託児所・保育園の閉鎖、または子供の世話をする人が確保できないという理由で子供の世話をしている場合には、適用除外とする。
- その他、緊急時病気休暇法の目的を遂行するために必要な場合。
この規則は2020年3月25日に発せられる予定ですので、今後具体的な情報が判明しましたら、さらに詳しい情報をご提供致します。
7g. 緊急時病気休暇法に基づく病気休暇中の給与の支払いをしなかった場合のペナルティとはどのようなものですか？
病気休暇の支払いを行わなかったということは、公正労働基準法（FLSA） に基づく最低賃金の支払いをしなかったということになり、支払うべき給与額の2倍の損害賠償および弁護士費用の支払い義務が生じます。
8. FMLA拡張法と緊急時有給病気休暇法は、同時に適用されますか？
はい、適用可能です。FMLA拡張法と緊急時有給病気休暇法は、いずれも、従業員が、COVID-19感染防止のため学校または託児所・保育園が閉鎖された、または子供の世話をする人が確保できなくなったということにより、子供の世話をする必要があり、そのために会社を休む必要が生じたという事態に適用されるものだからです。
特に、緊急時有給病気休暇法は、即時に適用可能であるため、従業員は、
FMLA拡張法における10日の待機期間においても有給休暇を取得することが可能になります。緊急時有給休暇が人の世話のための休暇ですので、賃金の2/3になるルールが適用され、雇用主から従業員に支払う額は、FMLA拡張法による場合も、緊急時有休病気休暇法による場合も、同額になると存じます。
上述の例を使うと、以下のとおりです。
| FMLA拡張法と緊急病気休暇法が一緒に適用される場合 |
| 従業員の子供の学校が2020年3月16日から休校となり、時給18ドルで通常1 日8時間、週40時間働く従業員は、18歳未満の娘の世話をするため、休暇を取得しました。FFCRAは、2020年4月2日に効力を生じます。従業員の10日間の無給期間は、2020年4月2日から2020年4月12日までとなります。この間、従業員は緊急時有給病気休暇法の定める全ての要件を満たすものとし、この従業員が勤務する会社は適用除外を認められている従業員数50人以下の雇用主ではないとします。この従業員は、この10日の期間中、7日分の（従業員の勤務は月曜から金曜までと想定）賃金につき、1日当たり8時間、合計56時間、よって672ドル（従業員の時給の2/3）の支払いを受けることができることになります。また、2020年4月13日から、従業員はまたFMLA 拡張法の適用を受ける資格も与えられるようにもなります。緊急時有給病気休暇法下も、まだ24時間分残っています。よって、従業員は残りの緊急時病気休暇の24時間を2020年4月15日まで使い、2020年4月16日から、FMLA拡張法による2/3の賃金を受けることになると存じます。これは、一日当たり200ドルまで、合計の支給額が10,000ドルになるまで継続可能です。
一方、その従業員が勤務する会社が従業員数が50人以下の小規模雇用主であり、緊急時病気休暇法に基づく適用除外を受けることとする場合、従業員は、その会社に30日以上雇用されており、子供の学校の閉鎖 または世話をする者の確保不可能という理由で仕事を休む場合であって も、緊急時病気休暇法に基づく給付の受給を受けることはできず、FMLA 拡張法に基づく給付が受給できるようになるまでは給付の支払いを受けることができません。 |
9. 従業員への支払いに関して、雇用主は填補を受けることができますか？できる場合、どのようにして填補を受けられますか？
区分Gは、有給病気休暇と有給育児介護休暇に関する税控除について規定しています。雇用主は、その雇用に関する消費税（雇用主が支払った賃金の6.2%）に対して税額控除が認められます。
控除額は、特定医療保険の費用から病気休暇中の賃金支払いに適切に割り当てられた金額に応じて増加します。
ここでは税の問題についてはこれ以上立ち入りません。税控除に関しては、当法律事務所の租税・従業員給付チームが別途情報をご提供致します。
10. FFCRAと州の失業保険給付との関係、またレイオフや稼働停止の状況における取扱いはどのようになりますか？
FMLAおよび緊急時有給休暇が対象とする状況と、失業給付が対象とする状況は、まったく異なります。FFCRAの文脈で述べる休暇とは、従業員が所定の理由により、与えられた仕事を行うことができない状況を指します。
一方失業給付は、雇用主がその従業員に与える仕事がなくなり、その結果、その従業員がレイオフ、自宅待機、または解雇されたという状況で適用されるものです。
FFCRA所定の理由のいずれかに該当するために従業員がFFCRAに基づき休暇を取得することと、従業員が工場、事務所の稼働停止・閉鎖により仕事がなくなったこと（それゆえ失業給付を申請するのが適切です）の違いを、よく理解いただくことが重要と存じます。
11. その他、雇用主が留意すべき義務はありますか？
はい、緊急時有給病気休暇法は、雇用主に対して、労働長官が作成し承認する通知ポスターを、よく目に付く場所に掲示すること、そして掲示し続けることを求めています。この通知ポスターは2020年3月25日に公表されます。
For those employers still working on how they will comply with the Families First Coronavirus Response Act (FFCRA), the Department of Labor has issued a number of Q&A guidelines aimed at helping employers administer Emergency Paid Sick Leave (EPSL) and Emergency Family and Medical Leave Act (FMLA) Expansion pieces of that law. The Department of Labor has also issued questions and answers about posting requirements and a Field Assistance Bulletin regarding the Department of Labor’s Wage & Hour Division’s (WHD) 30-day non-enforcement policy. We wanted to put together another Q&A list to address the next round of questions employers are asking, in follow-up to our earlier Top Ten list.
TIMING AND RETROACTIVITY
1. When is the FFCRA effective? How long does it remain in effect? Does it apply retroactively?
The effective date is April 1, 2020, and no, that is not an April Fool’s prank. It applies to leave taken between April 1, 2020 through December 31, 2020. It does not apply to any leave taken before April 1, 2020. Any leave granted before April 1, 2020 will not be eligible for the tax credits.
EMPLOYER COVERAGE
2a. What does “fewer than 500 employees” mean? How do you count the 500?
The FMLA Expansion applies to certain public employers and private employers with fewer than 500 employees, so employers who have 1-499 employees are covered. The EPSL applies to all employers who are otherwise covered by the Fair Labor Standards Act with fewer than 500 employees, so 1-499 employees.
2b. When does an employer determine whether it has “fewer than 500” employees?
An employer must calculate its total employee headcount each time an employee takes leave. This could mean that an employer has fewer than 500 employees, or 500 or more employees, at different times while the law is in effect because of layoffs and other events that cause the employer’s total number of employees to increase and decrease.
2c. What employees count toward the 500 number?
The following employees go into that calculation:
- Full-time and part-time employees (no independent contractors are counted);
- Only those employees within the United States (as the FMLA does not apply outside the United States and its territories);
- Employees on leave;
- Temporary employees who are jointly employed by the employer and another company (regardless of whether the jointly-employed employees are maintained on only one employer’s payroll), which include those employed through a staffing agency or Professional Employer Organization (PEO); and
- Day laborers supplied by a temporary agency.
2d. How are employees counted if the employer has separate establishments or divisions?
A corporation (including its separate establishments or divisions) is considered a single employer and must count all of its employees toward the 500 threshold. Where a corporation has an ownership interest in another corporation, the two corporations are typically separate employers unless they are joint employers under the FLSA with respect to certain employees. If two entities are joint employers, all of their common employees would be counted in determining whether the EPSL or the FMLA Expansion applies.
The FMLA’s integrated employer test should be used to determine whether two or more entities are separate or combined for the FMLA Expansion. Those factors to be considered are whether the entities have common management, the scope of the interrelation between their operations, whether there is centralized control of labor relations, and the degree of common ownership/control. See 29 CFR 825.104(c)(2). If two entities constitute an integrated employer under the FMLA, then employees of all entities making up the integrated employer will be counted in that 500 employee threshold for purposes of the FMLA Expansion.
BENEFIT SCOPE AND PAY CALCULATIONS
3a. What benefits are included under the FFCRA?
Under the EPSL, a covered employer must provide all employees, regardless of how long they have worked:
- Two weeks (up to 80 hours) of paid sick leave at the employee’s regular rate of pay where the employee is unable to work (or telework) because the employee is quarantined or isolated (pursuant to federal, state, or local government order or advice of a health care provider), and/or experiencing COVID-19 symptoms and seeking a medical diagnosis; or
- Two weeks (up to 80 hours) of paid sick leave at two-thirds the employee’s regular rate of pay because the employee is unable to work (or telework) because of a bona fide need to care for an individual subject to quarantine (pursuant to federal, state, or local government order or advice of a health care provider), or care for the employee’s son or daughter (under 18 years of age) whose school or child care provider is closed or unavailable for reasons related to COVID-19, and/or the employee is experiencing a substantially similar condition as specified by the Secretary of Health and Human Services in consultation with the Secretaries of the Treasury and Labor.
Under the FMLA Expansion, a covered employer must provide the following to employees whom it has employed for at least 30 days:
- 12 weeks of expanded family and medical leave, the last 10 weeks of which must be paid to the employee at two-thirds the employee’s regular rate of pay where an employee is unable to work (or telework) due to a bona fide need for leave to care for the employee’s son or daughter whose school or child care provider is closed or unavailable for reasons related to COVID-19
A full-time employee is eligible for up to 12 weeks of leave at 40 hours a week. A part-time employee is eligible for leave for the number of hours that the employee is normally scheduled to work over that period.
3b. What does “unable to work” mean when seeking leave under the FMLA Extension?
If an employer permits teleworking, but an employee is unable to work because of one of the qualifying reasons for paid sick leave, then the employee would be entitled to take paid sick leave.
Similarly, if an employee is unable to perform those teleworking tasks or work the required teleworking hours because the employee needs to care for the employee’s child whose school or place of care is closed or child care provider is unavailable because of COVID-19 related reasons, then the employee is entitled to take expanded family and medical leave. To the extent that employees are able to telework while caring for their child, they should do so. However, in that instance, paid sick leave and expanded family and medical leave are not available.
3d. What is the employee’s “regular rate of pay?”
The regular rate of pay is the average of the employee’s regular rate over a period of up to six months prior to the date on which the employee takes leave. However, if an employee has not worked for the employer for six months, the regular rate is the average of the employee’s regular rate of pay for each week the employee has worked for the employer.
Employers may compute this amount for each employee by adding all compensation that is part of the regular rate over the above period and then dividing that sum by all hours actually worked during the same period.
If an employee is taking paid sick leave because the employee is unable to work (or telework) because the employee (1) is subject to a federal, state, or local quarantine or isolation order related to COVID-19; (2) has been advised by a health care provider to self-quarantine due to concerns related to COVID-19; or (3) is experiencing symptoms of COVID-19 and is seeking a medical diagnosis, the employee would be paid for each applicable hour the greater of:
- The employee’s regular rate of pay;
- The federal minimum wage in effect under the FLSA; or
- The applicable state or local minimum wage.
Under these circumstances, employees would be entitled to a maximum of $511 per day, or $5,110 total over the entire paid sick leave period.
If an employee is taking paid sick leave because the employee is (1) caring for an individual who is subject to a federal, state, or local quarantine or isolation order related to COVID-19 or an individual who has been advised by a health care provider to self-quarantine due to concerns related to COVID-19; (2) caring for the employee’s own son or daughter whose school or place of care is closed, or child care provider is unavailable, due to COVID-19 related reasons; or (3) experiencing any other substantially-similar condition that may arise, as specified by the Secretary of Health and Human Services, the employee would be paid at two-thirds of the greater of the amounts above.
Under these circumstances, employees would be entitled to a maximum of $200 per day or $2,000 over the entire two week period.
If an employee is taking expanded family and medical leave under the FMLA Expansion, the employee may take paid sick leave for the first ten days of that leave period, or substitute any accrued vacation leave, personal leave, or medical or sick leave that the employee may have under an employer’s policy. For the following ten weeks, the employee would be paid at an amount no less than two-thirds of the employee’s rate of pay for the hours the employee would be normally scheduled to work. The regular rate of pay used to calculate this amount must be at or above the federal minimum wage or the applicable state or local minimum wage. However, the benefit is capped at no more than $200 per day or $12,000 for the twelve weeks that include both paid sick leave and expanded family and medical leave when an employee is on leave to care for the employee’s own child whose school or place of care is closed, or child care provider is unavailable, due to COVID-19 related reasons.
3e. What does an employer do about commissioned employees?
Commissions, tips, or piece rates are included in the regular rate of pay.
3f. Does the paid sick leave benefit include overtime pay?
No. None of the payments under the EPSL or FMLA Expansion need to include overtime the employee would have been scheduled to work. Using the 50-hour example above, all 50 hours would be paid at the employee’s regular rate, not 40 hours at the regular rate and 10 at the overtime premium.
3g. When is an employee employed for “at least 30 days” for purposes of the FMLA Expansion?
An employee is employed for at least 30 calendar days if the employer had the employee on its active payroll for the 30 calendar days immediately prior to the day the leave would begin. For example, if an employee wants to take leave on April 1, 2020, the employee must have been on the company’s payroll as of March 2, 2020. In the case of a temporary employee, days the employee worked on a temporary basis would count toward the 30-day eligibility period.
3h. Does the 30-day eligibility window apply if the employee has been off due to a temporary layoff?
If the employee was on the employer’s active payroll for 30 days prior to the day the employee’s leave would begin, yes. If the employee has not been on active payroll, then the employee would have to meet the 30-day eligibility threshold before benefits under the FMLA Expansion would be available.
3i. What if an employee needs leave under a state quarantine order and later for a COVID-19 diagnosis?
Under the EPSL, an employee is only eligible for 80 hours leave if they are full-time and 2 weeks if they are part-time. Once that time has been used, they are not eligible for any additional leave, even if they experience another qualifying event.
Under the FMLA Expansion, if an employee exhausts their 12 weeks of leave to take care of their child while the child’s school or day care is unavailable, they will not be eligible for any additional leave or paid time off.
3j. Can an employer deny an employee’s request for paid sick leave if the employer gave the employee paid leave for a qualifying reason under the Emergency Paid Sick Leave Act for FMLA Expansion prior to the FFCRA going into effect?
No. The FFCRA imposes a new leave requirement on employers and leave and payment allowances will begin April 1, 2020.
3k. Will health care benefits continue during sick leave?
Yes. If the employer provides group health coverage that an employee has properly elected, the employee will be entitled to continued group health coverage during leave. Employees, however, will be required to make their normal contribution payments to pay for their coverage.
INTERACTION WITH FMLA AND OTHER LEAVE
4a. Was all FMLA leave expanded, and do employees now get 24 weeks of FMLA leave?
Yes. This is an additional FMLA benefit for a specific need for leave and in addition to any other FMLA leave an eligible employee might otherwise qualify for during the applicable 12-month period.
4b. Is all FMLA leave paid now and subject to the 30-day employee eligibility threshold?
No. The only type of family and medical leave that is paid leave and subject to the lower 30-day employee eligibility requirement is expanded family and medical leave under the FMLA Expansion, and limited to when an employee must be off work to care for the employee’s son or daughter whose school or place of care is closed, or child care provider is unavailable, due to COVID-19-related reasons.
4c. How does this apply for an employee on workers’ compensation or short/long term disability leave?
The EPSL and FMLA Expansion will not apply, as those employees are not on leave for any qualifying conditions.
4d. What if an employee is already on leave for a qualifying condition as of April 1, 2020 and continues on leave?
Leave before April 1, 2020 would not be covered, but leave April 1, 2020 and after would be covered.
4e. Can leave under the FMLA Expansion be taken intermittently?
Yes. If the employer otherwise allows the employee to telework, the employer may agree to allow the employee to take sick leave intermittently while teleworking and caring for the employee’s own child due to a school or day care closure due to a COVID-19 related reason.
Further, an employee may take intermittent leave in any increment, provided the employee and employer agree. For example, they could agree that the employee take leave from 8:00 – 10:30 a.m.; work 10:30 a.m. – 2:30 p.m.; and take leave from 2:30 – 5:00 p.m.
4f. Can Emergency Paid Sick Leave be taken intermittently while working at the employer’s normal worksite (as opposed to teleworking)?
No. Emergency Paid Sick Leave for most reasons much be taken in full-day increments. Only leave to care for the employee’s own child due to a school or day care closure for a COVID-19 reason may be taken in increments.
INTERACTION WITH BUSINESS SHUTDOWNS AND SHELTER ORDERS
5a. If an employer lays off employees before April 1, 2020, are they covered in their laid-off status?
No. There are only six qualifying conditions for eligibility for EPSL, and layoff or business shutdown is not included in that list. However, keep in mind that a federal, state or local order that requires an individual to quarantine or self-isolate may cause a business closure that may meet the first qualifying condition under the EPSL. The DOL’s guidance has been clear that if an employer’s worksite closes for lack of business or because it was required to close pursuant to a federal, state or local directive, it will not trigger a qualifying reason. As such, and in terms of economic relief, the employee would be better served filing for state unemployment benefits.
5b. What happens if the employees return to work on April 14, 2020?
If an employee works during the effective period of the FFCRA, which is April 1, 2020 through December 31, 2020, and takes leave for any of the qualifying reasons, the employee would be eligible for paid leave under the FMLA Expansion and/or EPSL. The employee would have to meet the individual eligibility provisions for coverage.
5c. What happens if the employer announces a layoff after the law goes into effect?
A layoff or business shut down is not, in and of itself, a qualifying reason under the FFCRA for benefits. As such, if the layoff is due to business or other economic reasons (absent a federal, state, or local quarantine/isolation order) and does not otherwise trigger any of the qualifying reasons for the paid leave benefit, the FFCRA would not apply, but the state unemployment laws would likely kick in and be available for those laid-off employees.
Employees on leave while the business was open and operating would be entitled to pay but would not be eligible if the business closes for lack of business or because it is required to close pursuant to a federal, state, or local directive.
Relatedly, the same rules apply if the employer closes the worksite on or after April 1, 2020 (even if employees are told they will reopen): if the employer furloughs the employee but is open and employing other employees; or, if the employer reduces the employee’s hours as the employee would not be eligible for hours the employee is no longer scheduled to perform.
5d. Do the various state shelter or stay-at-home orders trigger an employee’s eligibility for paid leave if they cannot work from home?
It depends. The answer would be dependent on the language of the scope and wording of the shelter order. The EPSL is only triggered upon a federal, state or local quarantine or isolation order. Unless the order issued identifies those triggering qualifications, leave and benefits under the EPSL would not be available. Again, this is a state-by-state determination when it comes to these orders, so discuss with your legal counsel regarding interpretation.
EXEMPTIONS
6a. Who is a potentially exempt health care provider?
Under the FFCRA, an employer of an employee who is a health care provider or an emergency responder may elect to exclude such employees from application of the expanded benefits. The definition of health care provider is the same one used under the FMLA. Under the FMLA, a health care provider is a doctor of medicine or osteopathy authorized in the state to practice medicine or surgery (as appropriate) or “any other person determined by the Secretary of Labor to be capable of providing health care services.” This also includes podiatrists, dentists, clinical psychologists, optometrists, chiropractors, nurse practitioners and nurse-midwives (who provide diagnosis and treatment of certain conditions), Christian Science Practitioners, and any health care provider that is recognized by the employer or accepted by the group health plan (or equivalent plan) of the employer.
6b. I have under 50 employees. Can I be exempted?
To elect the small business exemption, an employer should document why its business with fewer than 50 employees meets the criteria set forth by the Department, which will be addressed in more detail in forthcoming regulations.
TAX CREDITS
7a. Do continued medical and other benefits count in the tax credit?
Yes. Covered employers qualify for dollar-for-dollar reimbursement through tax credits for all qualifying wages paid under the FFCRA. Qualifying wages are those paid to an employee who takes leave under the FFCRA for a qualifying reason, up to the appropriate per diem and aggregate payment caps. Applicable tax credits also extend to amounts paid or incurred to maintain health insurance coverage.
7b. If an employer provides paid sick leave prior to the April 1, 2020 effective date, may they take a tax credit for that paid time off?
No. All provisions of the law are applicable April 1, 2020, so only paid leave paid from April 1, 2020 through December 31, 2020 will qualify for tax credit.
NOTICE
8a. Is an employer required to give employees a notice of their FFCRA rights?
Yes. That notice is available here.
8b. Where do I post this notice?
In a conspicuous place on the employer’s premises where it is easily visible to all employees. Employers may also satisfy the notice requirement in one of the following ways:
- Emailing or direct mailing the notice to employees; or
- Posting the notice on an employee information internal or external website.
8c. Do I have to share this notice with applicants or recently laid-off employees?
No. The FFCRA requirements only apply to current employees.
DOCUMENTATION
9a. What documentation can an employer require from an employee to obtain leave?
An employer may require an employee to provide documentation in support of the reasons for paid sick leave. These documents may include a copy of the federal, state or local quarantine or isolation order related to COVID-19 or written documentation by a health care provider advising the employee to self-quarantine due to concerns related to COVID-19.
With respect to caregiver leave, the employer may require the employee provide documentation in support of the employee’s expanded family and medical leave taken to care for the employee’s child whose school or place of care is closed, or child care provider is unavailable, due to COVID-19 related reasons. This requirement may be satisfied with a notice of closure or unavailability from the employee’s child’s school, place of care, or child care provider, including a notice that may have been posted on a government, school, or day care website, published in a newspaper, or emailed to them from an employee or official of the school, place of care, or child care provider.
9b. Does the employer have to retain this documentation?
Yes. The employer must retain this notice or documentation in support of expanded family and medical leave, including while the employee may be taking unpaid leave that runs concurrently with paid sick leave – if taken for the same reason.
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