雇用主へのヒント（続）：2021年度のH-1Bビザ～事前抽選登録のプロセスの詳細 | Employer Tips Part 2: Updates on the FY 2021 H-1B Cap Registration Process

「雇用主へのヒント：2021年度のH-1Bビザ申請シーズンへの準備～事前抽選への登録」と題して、キャサリン・キャンベル・ウォーカー著のクライアントアラート（2020年1月21日発行）では、2021年度の新しいH-1B抽選のプロセスについてご説明いたしました。このクライアントアラートが書かれた後、米国市民権・移民業務局（USCIS）は、数回のウェビナーを開催し、H-1Bビザの登録方法と手順に関して、情報提供を行いました。2月29日には、代理人弁護士の情報を記入するフォームG-28のパスコードの作成手順等について情報がアップデートされました。オンライン登録は、2020年3月1日の正午（東部標準時）に開始されました。抽選登録のプロセスに関する最新情報は、このプロセスに特化したUSCISのホームページに定期的に掲載されています。本記事では、このH-1B抽選登録のプロセスの詳細と、判明してきたその問題点を、幾つかご説明します。 

1. H-1B登録をする雇用主のアカウント

• 雇用主の方がｍｙUSCISポータル上で、H-1B 登録者アカウントを作成するにあたっては、「I am an H-1B registrant. (私はH-1Bビザ登録者です)」を選択してください。
• ご本人でこの登録をされる場合、3月1日以降にまず最初にこの雇用主のH-1B登録者アカウントを作成して会社情報を入力してください。代理人を通して手続される会社は、その代理人が入力した会社情報が間違いないかをご確認ください。

2. 代理人（弁護士）のアカウント

• 代理人が使用するｍｙUSCISアカウントは2020年2月24日より前から作成可能です。
• 弁護士が依頼者を代理して抽選登録ためには、（1）依頼者が、ｍｙUSCISに“registrant (登録者)”アカウント（上記1）を作成しており、（2）フォームG-28を依頼者毎に提出することが必要です。フォームG-28をオンライン登録する方法は、二段階認証システムです。（1）まず弁護士がオンライン上でフォームG-28を作成しますと、一回限りのワンタイムパスコードが生成されます（30日間有効）。弁護士はこのパスコードを依頼者に連絡します。（2）依頼者ご自身で、ｍｙUSCISアカウントにログインして、「Enter Representative Passcode (代理人のパスコードを入力する)」オプションを選択してワンタイムパスコードを入力し、フォームG-28を内容確認したうえで、承認する必要があります。
• フォームG-28を承認した後、次は、依頼者ご自身で、登録情報を確認しその登録を承認するか否かを選択するよう求められます。会社の署名権限者の氏名を、指定の欄にタイプする事により、登録を承認したものと扱われます。依頼者ご自身（登録者）が、登録情報とフォームG-28情報を、オンラインで承認した後、弁護士にて登録料を支払い、登録を完了します。
• このオンラインでの承認の際、会社の署名権限者は、（1）登録事項を精査し、全ての情報が完全で、真実で、正確であること、そして（2）ビザ受領者が抽選で選ばれた場合は、登録情報に記載されているビザ受領者のために会社はH-1Bビザ申請を提出する意思があることを、偽証罪のペナルティのもとで表明しなければなりません。
• 弁護士又は公認代理人は、一つのアカウントで一名以上の依頼者を管理することが出来ます。
• 弁護士のアカウントでは指定できるユーザーは一名のみです。

3. 登録準備～提出

• 登録期間は2020年3月1日の正午（東部標準時）に開始し、2020年3月20日の正午（東部標準時）に終了します。
•  この期間にUSCISが上限数を超えた登録数を受領したと判断すると、登録の受付は終了します。登録期間内に提出された登録者全員が、抽選の対象とされます（3月1日に出そうが20日ぎりぎりに出そうが変わりません）。とはいえ、早めに登録することが望ましいと思います。
• H-1Bビザ登録の作成・提出ができるのは2020年3月1日からです。
• 登録を提出する前に、登録内容をよく見直して必要に応じて修正することはできますし、そうすべきです。
• いったん登録を提出した後は、登録内容を修正することはできません。もっとも、その候補者についての登録自体を削除することはできます。（そのビザ受領者の名前の横にある“delete (削除)”ボタンをクリックする）。削除しても、同時に提出されたその他のビザ候補者の登録には影響はありません。
• ひとつの会社で登録するビザ候補者の総数には、制限がありません。しかし、アカウント一つでの登録につき、250人のビザ候補者までしか登録できません。それ以上のビザ候補者がいる場合、その会社でもう一つアカウントを作成して登録する必要があります。
• 登録の提出と登録費の支払いの段階で、申請者は登録した全てのビザ候補者のリストを確認できます。それぞれのビザ受領者には19桁の識別番号が付けられています。
• 上記のとおり、申請者には、（必要があれば）“delete (削除)”ボタンをクリックする事により、ある特定のビザ候補者を登録から削除できるオプションがあります。削除したとしても、申請者が登録した他のビザ候補者に影響を与えることはありません。

4. 抽選のプロセス

• 登録期間後、USCISが抽選を行います。USCISは、遅くとも2020年3月31日までに、抽選に選ばれた者に通知するとしています。雇用主と代理人は、ｍｙUSCISアカウント作成時に通知方法（Eメール／テキストメッセージ）を選択できます。
• 具体的には、この選択した通知方法により、雇用主または代理人宛に、（1）ｍｙUSCISアカウントにアップデートがありました（2）ｍｙUSCISにログインして詳細をご確認ください。との連絡がくるとされています。
•  雇用主または代理人のｍｙUSCISのアカウントには、登録されたビザ候補者毎に、次の4つのうち1つのステータスが表示されることになります。
• 提出済：抽選が終了した後でも、登録状況は継続的に“Submitted (提出済)”と表示される事があります。“提出済”の候補者は、年度末までの間、選択対象候補として残り続けます。（もしUSCISがH-1Bビザ（通常枠、または高等教育者特別枠に該当する者）の人数の上限を増やす必要があると判断した場合、USCISでは、この保留とされていた候補者から選択します）。年度末には、この登録状況には“Selected (選ばれた）”、“Not selected (選ばれなかった）”、又は“Denied (却下された）”が表示されることになります。
• 選ばれた：登録者が2021年度のH-1B抽選に選ばれた。
• 選ばれなかった：登録者が2021年度のH-1B抽選に選ばれなかった。
• 却下された：雇用主または代理人が、一人のビザ候補者のために同年度に2件以上の登録を重複して提出した場合、同一年度に提出した全ての登録は無効とされ、“Denied (却下された)”が表示されます。

5. 申請書類の提出

• 抽選に選ばれた候補者は、2021年度H-1Bビザ申請書類の提出を行います。提出期間は、2020年4月1日からです。
•  提出期間は、抽選に選ばれた日から、90日間です。提出期間中に、必要な申請書類を提出したものがビザ審査の対象となります。
•  抽選に選ばれた雇用主または代理人のｍｙUSCISアカウント上には、“selection notice（当選通知）”が通知されます。ここには90日間の提出期間の期限と、どこに申請書類を提出するかのサービスセンターの宛先が記されています。申請書類には、この当選通知のコピーを添付することが必要です。
• 2021年度のH-1Bビザ申請へのプレミアム・プロセス（特急審査）の適用については、USCISは未だ公表していません。
• これまでに以下の問題が報告されています。（1）ｍｙUSCISアカウントにログインした時、画面には何も表示されない、（2）“マイ・クライアント”リスト等のアカウント機能にアクセスできない、(3)自分のｍｙUSCISアカウントにアクセスできない。
•  これらの問題は、ブラウザにSafariかGoogle Chromeを使用していたものをFirefoxのような別のブラウザに変えたり、ｍｙUSCISアカウントにログインする前にクッキーを消去/削除することで解決したという報告がありました。
•  H-1Bビザ抽選登録プロセスで技術的問題があった場合、USCISコンタクトセンターに電話することになります（1-800-375-5283）。H-1Bビザ抽選登録プロセス専用の電話回線はありません。
• もし、オンライン登録が技術的問題によりできないといった場合には、USCISは、問題をUSCISウェブサイト上で公表し、代わりの提出方法などについてのガイダンスを行うとしています。

ここでは、新しいオンライン登録システムの関連で、USCISから公表された、最近の重要なアップデートを幾つか取り上げてご説明しました。その他のアップデートや、ｍｙUSCISポータルを使ってのH-1Bビザ抽選登録用アカウントの作成に関する詳しいご説明はwww.uscis.govを参照してください。USCISは、新しいオンライン登録プロセスに関して、随時アップデートを公表してはおりますが、今年度から始まったプロセスですので、予期せぬ質問、懸念、問題などが発生するであろう事は、十分予期されます。したがって、USCISの公表する情報やアップデートをこまめにチェックしておくことが肝要です。

Kathleen Campbell Walker’s January 21, 2020 article titled, “Employer Tips: Preparing for FY 2021 H-1B Season and Pre-Lottery Registration,” introduced employers to the new H-1B cap process for fiscal year 2021.  Since then, U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) conducted several webinars and provided additional insight on the H-1B registration tool and electronic registration process.  Most recently on February 29, USCIS posted several clarifications concerning the G-28 passcode generation for attorney registrations among other subjects. The electronic registration began on March 1, 2020 at noon (ET) and updates regarding the process will be ongoing on the USCIS page devoted to the process. This article outlines some of the account related challenges of the registration tool.

1. H-1B Registrant Accounts for Employers

• When creating an H-1B registrant account in the myUSCIS portal, the petitioner must select the option “I am an H-1B registrant.”
• Registrants submitting their own registrations will enter their company information as part of their first H-1B registration on or after March 1. Registrants working with a representative will review company information that the representative enters.

2. H-1B Representative Accounts

• Representatives have been able to create a myUSCIS account prior to February 24, 2020 because representatives will use the same kind of account already available to them.
• Attorneys may submit registrations on behalf of a client as long as the client has a myUSCIS “registrant” account and a Form G-28 is submitted for each client. Submitting the G-28 for the electronic registration involves a two-factor authorization process.  After the attorney prepares the registration and G-28 electronically, a one-time passcode will be generated (and is valid for 30 days).  The attorney must share the electronic passcode with the client, who must log into their myUSCIS account and select “Enter Representative Passcode” to review and accept the G-28.
• After accepting the G-28, the client will be instructed to review the registration information and either accept or decline the registration. Once the registration is accepted, the registrant’s authorized signatory will provide their electronic signature by typing their full legal name into a designated box.  After the registrant electronically confirms the registration information and G-28 information, the attorney may pay the registration fee and submit the registration.
• At the time of submitting the electronic registration, the authorized signatory will be required to certify, under penalty of perjury: 1) that they have reviewed the registration and that all of the information contained in the registration is complete, true and correct; and 2) that the authorized signatory, or the organization on whose behalf the registration is being submitted, intends to file an H-1B on behalf of the beneficiary named in the registration if the beneficiary is selected.
• One attorney or accredited representative will be able to manage one or more clients under a single account.
• Only one user should be designated per attorney account.

3. Registration Preparation and Filing

• The initial registration period will be open from March 1, 2020 at noon (ET) until March 20, 2020 at noon (ET).
• If USCIS determines it has received more than enough registrations to meet the numerical cap limitations, all registrations submitted during the initial registration period will be included in the lottery (regardless of whether a registration was submitted on March 1, 2020 or March 20, 2020). It is recommended, however, not to wait until the last minute to submit a registration.
• Both representatives and registrants must wait until March 1, 2020 to draft and submit H-1B registrations.
• USCIS will permit users to review and edit draft registrations of beneficiaries before the registration is submitted.
• USCIS will not permit a user to edit a registration once it has been submitted. However, USCIS will permit a user to delete a registration of an individual beneficiary (by clicking the “delete” button next to the beneficiary’s name) without impacting the registrations of other beneficiaries in the registration batch.
• There is no limit on the total number of beneficiaries that a petitioner may register. However, a single registration can only include up to 250 beneficiaries.  Additional beneficiaries can be added to subsequent registrations for the same petitioner.
• Upon submission of the registration and payment of the registration fee, a petitioner will be able to see a list of all beneficiaries they have registered. Each beneficiary will be assigned a 19-digit confirmation number.
• Petitioners will have the option to delete a specific beneficiary from the registration (if needed) by clicking “delete”, and this will not impact the other beneficiaries that the petitioner has registered.

4. Registration Selection Process

• USCIS will conduct the initial selection process after the initial registration period ends. USCIS intends to notify registrants and representatives with selected registrations no later than March 31, 2020.  Registrants and representatives may select their preferred method of notification when setting up their myUSCIS account.
• Any registrant or representative who submitted a selected registration will receive a notification from USCIS via email or text message (depending on the method of communication selected at the time of creating the myUSCIS account) stating: 1) that there is activity in their myUSCIS account; and 2) that they will need to log into their myUSCIS account to see details.
• A registrant or representative’s myUSCIS account will show one of the following four statuses for each registered beneficiary:
• Submitted: A registration status may continue to show “Submitted” after the initial selection process has been completed. “Submitted” registrations will remain in consideration for selection until the end of the fiscal year (in the event that USCIS determines that it needs to increase the number of registrations projected to meet the H-1B regular cap or the advanced degree exemption allocation, USCIS will select from registrations held in reserve to meet the H-1B regular cap or advanced degree exemption allocation).  At the end of the fiscal year, all registration statuses will indicate either “Selected”, “Not Selected” or “Denied”.
• Selected: The registration has been selected to file a FY 2021 H-1B cap-subject petition.
• Not Selected: The registration has not been selected to file a FY 2021 cap-subject petition.
• Denied: USCIS will indicate “Denied” in situations where the same registrant or representative submitted more than one registration on the beneficiary’s behalf for the same fiscal year. All registrations the registrant or representative submitted on behalf of the same beneficiary for the same fiscal year will be deemed invalid.

5. H-1B Petition Filing

• Selected registrants should be able to begin filing their FY 2021 H-1B cap-subject petitions on April 1, 2020.
• Petitioners will have at least 90 days from the date of a registration selection to file an H-1B petition for the selected beneficiary. As long as a petition is properly filed during the filing period, it will be adjudicated.
• USCIS will provide a “selection notice” that will be available in the registrant or representative’s myUSCIS account. The selection notice will identify a 90-day filing period and the Service Center where the petitioner must file the H-1B petition.  The petitioner must include a copy of the selection notice with the H-1B filing.
• USCIS has not yet announced whether premium processing will be available for FY 2021 H-1B cap-subject petitions.

6. Registration Account Issues

• Some users have reported issues accessing their myUSCIS accounts, including: 1) seeing a blank screen when logging into their myUSCIS account; and/or 2) not being able to access any features of their account such as their “My Clients” list.
• Some of these reports are from users with Safari or Google Chrome as their browser, and some users have reported being able to resolve the issues by using a different browser such as Firefox, or by clearing/deleting cookies before logging into their myUSCIS account.
• Individuals encountering technical issues during the H-1B registration process should call the USCIS Contact Center (1-800-375-5283). There will not be a separate phone line dedicated to the H-1B registration process.
• If there are technical issues that prevent the submission of electronic registrations, USCIS will notify the public of the issue on the USCIS website and provide guidance regarding the filing of FY 2021 H-1B cap-subject petitions.

The foregoing is only a list of some of the most significant and recent updates provided by USCIS with respect to the new electronic registration process.  For more updates, and for detailed instructions on creating an H-1B registrant account through the myUSCIS portal, you should refer to the above-referenced resources at www.uscis.gov.  Furthermore, while USCIS has provided many updates on the new electronic registration process, questions and concerns remain and issues should be expected in this inaugural season.  It is therefore imperative to continue monitoring USCIS announcements and updates throughout the process.